Haben Sie sich nicht auch schon eine bessere Übersicht gewünscht, welche Gruppe tagt in welchem Raum und wo ist eigentlich grad der Beamer? Kann Herr Müller nächstes Wochenende den Hänger ausleihen? Diese Übersicht nicht nur im Kalender, der im Büro liegt, sondern auch digital von überall her zugänglich?
Diese Übersicht hat unsere Kalender-App RESSOURCEN.
Wie der Name schon andeutet, geht es um eine Ressourcenverwaltung einer Gemeinde/Region/Einrichtung. Der Begriff "Ressourcen" bezeichnet Dinge (ggf. auch Personen), die zu einem Termin dazugebucht werden können: z.B. Räume, Geräte oder auch Fahrzeuge. Bei Doppelbelegung wird man informiert, wer bereits den Zugriff darauf hat und kann sich untereinander über die Nutzung abstimmen.
Um Ressourcen zu Terminen dazubuchen zu können, müssen sie erst einmal im System angelegt werden.
Zum Anlegen von Ressourcen klicken Sie auf "+" / Ressource erstellen. Legen Sie jede Ressource einmal an, seien es Räume, technische Hilfsmittel wie Beamer, Lautsprecher,etc oder Fahrzeuge, alles, was sich zu Terminen dazubuchen lässt.
Gibt es mal was Neues bzw. ändert sich der Standort einer Ressource, kann hier jederzeit geändert bzw. ergänzt werden. Zum nachträglichen Bearbeiten von Ressourcen klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü/"Ressourcen bearbeiten".
Die Berechtigungen für Nutzung, Erstellung und Bearbeitung von Ressourcen ist gekoppelt an die Mitgliedschaft in einem entsprechenden NEWS-Kanal. Zwei Bedingungen sind hier maßgeblich:
News-Kanal anlegen? Bitte mailen Sie an support@systeme-e.de
Einmal angelegt kann jedes Mitglied einer Gemeinde/Organisation/EInrichtung, das einen Termin anlegt, auf diese Ressourcen zugreifen und sie zu einem Termin dazubuchen. Dies ist unabhängig davon, in welchem Kalender dieser Termineintrag vorgenommen wird.
Für jeden Nutzer wird automatisch ein persönlicher Kalender eingerichtet. Zusätzlich können aber noch andere Kalender, beispielsweise für Gemeindegruppen, eingerichtet werden und diese dann für andere Nutzer auch freigegeben werden. Ein Beispiel hier: ein Bandkalender für die Kirchenband, der alle Termine der Band abbildet, aber auch in den Gemeindekalender integriert werden kann.
So richtet man einen Kalender ein:
Klicken Sie unter "+" auf den Menüpunkt "Kalender erstellen"
Hier geben Sie Ihrem Kalender einen Namen und beschreiben ihn näher – eine selbst gewählte Farbe ermöglicht es, die Termine Ihres Kalenders auf einen Blick zu erkennen.
Die angelegten Kalender können Sie nun jederzeit mit anderen teilen. Dazu klicken Sie im 3-Punkte-Menü auf "Kalender freigeben/abonnieren" und dort beim entsprechenden Kalender auf den FREIGEBEN – Button. In dem sich öffnenden Menü können sie nun bestimmten, in intern-e registrierten Personen oder auch gezielt allen Mitgliedern bestimmter NEWS-Kanäle ( z.B. in Gemeindeverbänden die Nachbargemeinden. etc.) Zugriff auf Ihren Kalender gewähren. Bei Aktivierung der Schreibberechtigung können diese Personen ebenfalls Einträge in Ihrem Kalender vornehmen, können aber keine anderen Einträge bearbeiten. Bei Aktivierung der erweiterten Schreibberechtigung ist auch eine Bearbeitung fremder Einträge möglich.
Über „externe Freigabe (Browser)“ können Sie an externe Personen einen URL-Link schicken, sodass diese Person über ein Browser Einblick in Ihren Kalender bekommt.
Alle eingeladenen Personen erhalten daraufhin eine Meldung in dem 3-Punkte-Menü unter "Kalender freigeben/abonnieren" ( und auch eine E-Mail-Benachrichtigung, sofern sie in ihrem Profil unter "geschäftliche Kontaktdaten ihre E-Mail-Adresse eingetragen haben), müssen die Einladung akzeptieren und sehen dann auch die freigegebenen Kalender in ihrer Ansicht.
Hinweis: Es gibt leider keine Anbindung an das Notification-Center von JUST - wenn Sie Kalender freigeben, informieren Sie bitte die entsprechenden Personen per Chat oder Mail, dass sie den Kalender auch annehmen.
Zur Erstellung eines Termins klicken Sie bitte auf das "+" und wählen "neuen Termin anlegen" aus. Oder Sie doppelklicken gleich auf das entsprechende Datum, an dem Sie einen Termin erstellen wollen.
Eine Maske öffnet sich, in der Sie alle wichtigen Infos zu Ihrem Termin eintragen können.
Zu Beginn müssen Sie festlegen, in welchem Kalender der Termin erscheinen soll. Im Betreff legen Sie den Titel des Termins fest, können eine detailliertere Beschreibung hinzufügen und Start und Endzeitpunkt definieren . Dann können Sie durch Klick in die Ressourcenbelegung aus den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen die für Ihren Termin notwendigen reservieren.
Achtung! - Doppelbelegung einer Ressource: Wurde eine angeforderte Ressource bereits von einem anderen Nutzer für einen anderen Termin zur gleichen Zeit reserviert, dann erscheint eine Warnung auf dem Bildschirm.
Diese zeigt den anderen Termin an unter Angabe aller dazu reservierten Ressourcen und des Namens desjenigen, der diesen Termin angelegt hat. Sie haben die Möglichkeit, gleich über den Chat Kontakt aufnehmen und sich ggf. über die Nutzung der Ressource zu einigen. Eine Doppelreservierung der Ressource ist nicht möglich.
Regelmäßig wiederkehrende Termine, wie z.B. die monatliche KV-Sitzung und ein wöchentlicher Probenabend lassen sich hier ebenfalls definieren und müssen nicht einzeln eingetragen werden.
Serientermine können unterbrochen werden und auch einzelnen Ressourcen aus einem Serientermin entfernt werden.
Man kann sich nun gezielt anzeigen lassen, welche Ressourcen wann belegt sind oder welche Termine die Band hat.
Bsp.: Um herauszufinden, wann der große Gemeindesaal belegt ist, filtert man nach der Ressource "großer Gemeindesaal" : Klick aucf 3-Punkte-Menü/ ´nach Ressourcen filtern´-> großer Gemeindesaal auswählen.
Hinweis: Auch Termine aus fremden Kalendern (natürlich anonymisiert) können hier mit abgefragt werden!
oder: Termine der Kirchenband
Der gesamten Kalender mit allen Einträgen kann man mithilfe der Displayansicht z. B. in einen digitalen Schaukasten oder zentral im Foyer des Gemeindehauses zur Schau stellen. Oder aber Sie wählen nur die Ressource „RaumXY“ aus, wählen dazu die Displayansicht und können diese dann als Raumbelegungsplan neben RaumXY einblenden. Die Displayansicht wählen Sie einfach über das 3-Punkte-Menü rechts oben aus:
