Schön, wenn in Gemeinden viel los ist und sich viele Gruppen im Gemeindehaus tummeln! Leicht verliert man dabei aber auch den Überblick, welche Gruppe wann in welchem Raum mit welchen technischen Hilfsmitteln tagt. Wer hat sich nicht schon oft eine bessere Übersicht darüber gewünscht, welcher Raum zum gewünschten Termin noch frei ist oder ob der Beamer verfügbar ist
Diese Übersicht hat unsere neue App in intern-e: RESSOURCEN.
Wie der Name schon andeutet, geht es um eine Ressourcenverwaltung einer Organisation, sprich einer Gemeinde/Region/Einrichtung. Hier werden alle Ressourcen gelistet und können einzeln zu den Terminen reserviert werden. Bei Doppelbelegung wird man informiert, wer bereits den Zugriff darauf hat und kann sich untereinander über die Nutzung abstimmen
Um Ressourcen bei Terminen zu reservieren, müssen sie zunächst einmal bekannt gemacht werden.
Hinweis: Den Zugriff auf die Ressourcenverwaltung, in der Ressourcen angelegt bzw. gelöscht werden können, haben nur die Admins und Co-Admins einer Organisation.
So geht es : in der Kalenderansicht auf Ressourcenverwaltung klicken, dort dann mit „+NEUE RESSOURCE ANLEGEN“ jede Ressource einmal anlegen, seien es Räume, technische Hilfsmittel wie Beamer, Lautsprecher,etc oder Fahrzeuge.
Gibt es mal was Neues bzw. ändert sich der Standort einer Ressource, kann hier jederzeit geändert bzw. ergänzt werden.
Einmal angelegt kann jedes Mitglied einer Gemeinde/Organisation/EInrichtung, das einen Termin anlegt, auf diese Ressourcen zugreifen und sie für sich reservieren. Dies ist unabhängig davon, in welchem Kalender dieser Eintrag vorgenommen wird.
Damit nicht alle Nutzer auf alle irgendwo angelegten Ressourcen zugreifen können, ist die Buchbarkeit von Ressourcen gekoppelt an die Mitgliedschaft in einer Gemeinde/EInrichtung/Organisation. Mitglied werden kann man in der APP News, indem man entweder vom Admin in die Mitgliederliste aufgenommen wird oder selbst aktiv eine Beitrittsanfrage stellt.
Für jeden Nutzer wird automatisch ein persönlicher Kalender eingerichtet. Zusätzlich können aber noch andere Kalender, beispielsweise für Gemeindegruppen, eingerichtet werden und diese dann für andere Nutzer auch freigegeben werden. Ein Beispiel hier: einen Bandkalender für die Kirchenband, der alle Termine der Band abbildet, aber auch in den Gemeindekalender integriert werden kann.
So richtet man einen Kalender ein:
Gehen Sie in die Kalenderverwaltung, dort dann auf +KALENDER ERSTELLEN klicken.
Hier geben Sie Ihrem Kalender einen Namen und beschreiben ihn näher – eine selbst gewählte Farbe ermöglicht es, bei der Darstellung im Ressourcenkalender die Termine Ihres Kalenders gleich zu erkennen.
TIPP: die Termineingabe erfolgt nicht hier in der Kalenderverwaltung, sondern in der Ansicht RESSOURCENKALENDER. Die Kalenderverwaltung ist nur zum Anlegen und Freigeben von Kalendern!
Die angelegten Kalender können Sie nun mit anderen teilen. Dazu klicken Sie auf den FREIGEBEN – Button . In dem sich öffnenden Menü können sie nun bestimmten, in intern-e registrierten Personen oder auch ganzen Gruppen ( als Gruppe in PAGE definiert! ) Zugriff auf Ihren Kalender gewähren. Bei Aktivierung der Schreibberechtigung können diese Personen ebenfalls Einträge in Ihrem Kalender vornehmen; können aber keine anderen Einträge bearbeiten.
Über „externe Freigabe (Browser)“ können Sie an externe Personen einen URL-Link schicken, sodass diese Person über ein Browser Einblick in Ihren Kalender bekommt.
Alle eingeladenen Personen erhalten daraufhin eine Meldung in der Kalenderverwaltung unter Abonnements/Einladungen ( und auch eine e-mail-Benachrichtigung, sofern sie in ihrem Profil unter "geschäftliche Kontaktdaten ihre e-mail-Adresse eingetragen haben), müssen die Einladung akzeptieren und sehen dann auch die Termine der zur Verfügung gestellten Kalender in ihrer Ressourcenkalenderansicht.
Das Herzstück der App RESSOURCEN ist der Ressourcenkalender.
Hier werden alle Kalender, auf die Sie Zugriff haben, zusammengeführt, hier können Sie Termine mit Ressourcenreservierung anlegen und sich für einzelne Ressourcen anzeigen lassen, zu welchen Terminen sie benötigt werden und wer diese Termine angelegt hat.
Zur Erstellung eines Termins klicken Sie bitte auf das + oben rechts unter Ihrem Profilicon.
Eine Maske öffnet sich, in der Sie alle wichtigen Infos zu Ihrem Termin eintragen können.
Zu Beginn müssen Sie festlegen, in welchem Kalender der Termin erscheinen soll. Im Betreff legen Sie den Titel des Termins fest, können eine detailliertere Beschreibung hinzufügen und Start und Endzeitpunkt definieren . Dann können Sie durch Klick in die Ressourcenbelegung aus den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen die für Ihren Termin notwendigen reservieren.
Achtung! - Doppelbelegung einer Ressource: Wurde eine angeforderte Ressource bereits von einem anderen Nutzer für einen anderen Termin zur gleichen Zeit reserviert, dann erscheint eine Warnung auf dem Bildschirm.
Diese zeigt den anderen Termin an unter Angabe aller dazu reservierten Ressourcen und des Namens desjenigen, der diesen Termin angelegt hat. Sie haben die Möglichkeit, gleich über den Chat Kontakt aufnehmen und sich ggf. über die Nutzung der Ressource einigen. Eine Doppelreservierung der Ressource ist nicht möglich.
Regelmäßig wiederkehrende Termine, wie z.B. die monatliche KV-Sitzung und ein wöchentlicher Probenabend lassen sich hier ebenfalls definieren und müssen nicht einzeln eingetragen werden.
Man kann sich nun gezielt anzeigen lassen, welche Ressourcen wann belegt sind oder welche Termine die Band hat.
Bsp.: Termine, die in der Lounge stattfinden
oder: Termine der Kirchenband
Der gesamten Kalender mit allen Einträgen kann man mithilfe der Displayansicht z. B. in einen digitalen Schaukasten oder zentral im Foyer des Gemeindehauses zur Schau stellen. Oder aber Sie wählen nur die Ressource „RaumXY“ aus, wählen dazu die Displayansicht und können diese dann als Raumbelegungsplan neben RaumXY einblenden. Die Displayansicht wählen Sie einfach über das 3-Punkte-Menü rechts oben aus:
