Für alle: Dokumente bearbeiten

Ein unschlagbares Merkmal von intern-e  ist das Synchronisationstool FILESYNC. Dateien können direkt in intern-e bearbeitet werden und beim Speichern wird auf intern-e eine neue Version der Datei erzeugt. So ist sichergestellt, dass auf intern-e immer die aktuelle  Version einer Datei zur Verfügung steht.

Sie können Dateien hochladen oder direkt in intern-e erstellen. Um Dateien aus intern-e nun öffnen und bearbeiten zu können, müssen Sie einmalig das Tool FILESYNC herunterladen.

Das funktioniert so: Öffnen Sie ein Dokument (Datei anklicken). Jetzt sind Sie in der Dateivorschau. Hier finden Sie in der Leiste oben den Button „Mit JUST FILESYNC öffnen“.

Beim Klick auf „Mit JUST FILESYNC öffnen“ öffnet sich einmalig ein Popup indem Sie aufgefordert werden, die FILESYNC herunterzuladen. Bitte klicken Sie auf „JUST FILESYNC herunterladen“ und folgen Sie den Anweisungen.

Nach der Installation, sollte in der Taskleiste das FILESYNC-Icon erscheinen. Wenn man nun wieder zu dem Dokument wechselt, welches man öffnen möchte und erneut auf das Icon „Mit JUST FILESYNC öffnen“ klickt, kommt man auf ein weiteres Popup, in dem man erlauben musst, dass JUST FILESYNC das Dokument öffnen darf.

Anschließend öffnet sich die Datei lokal auf dem Rechner. Hier kann man sie nun mit seinem gewohnten Programm bearbeiten. Wählt man dann „Speichern“, so erscheint dieses Popup (siehe screenshot).

Durch  Bestätigen dieser Abfrage wird automatisch eine neue Version der Datei erzeugt und in intern-e hochgeladen.

Alle folgenden Male kann über den Button FILESYNC Datei direkt geöffnet werden.

JUST FILESYNC aktualisiert sich von alleine, wenn neue Versionen veröffentlicht werden. Da die FILESYNC im $HOME des Nutzers installiert ist, muss jeder einzelne Nutzer FILESYNC für sich installieren, auch wenn mehrere Nutzer sich den selben Rechner teilen.

Gleichzeitiges Arbeiten an einem Dokument

Damit während der Bearbeitung einer Datei kein anderer Nutzer darauf zugreifen kann und ggf. Änderungen vornimmt, kann man Dateien für andere Nutzer solange sperren. Dazu geht man in die Dateivorschau und wählt über das 3-Punkte-Icon den Menüpunkt „für andere Nutzer sperren“ aus.

Die Buttons „Herunterladen“ und „Mit JUST FILESYNC öffnen“ werden sichtbar durch einen roten Balken „Datei gesperrt“ blockiert. In der Übersicht sehen andere Nutzer, dass diese Datei in Bearbeitung ist.

Nach dem Hochladen der neuen Version kann man durch Klick auf den roten Balken die Sperre wieder aufheben.

Tipps und Tricks

Nutzen Sie die Versionskontrolle und die Kommentarfunktion!

 

Am rechten oberen Rand in der Dateivorschau befinden sich noch drei Buttons, mit denen man

– Kommentare eingeben bzw. abrufen

– mehr Infos, Schlagwörter zu der Datei eingeben

– die Versionshistorie abrufen

kann.

Auch ältere Versionen können so wieder heruntergeladen und neu bearbeitet werden.